湖州师范学院档案管理办法

湖州师范学院档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强对学校档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》（2004年修订）等规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条  档案记录历史、传承文明，是现代人了解历史，研究历史的宝贵财富。档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，是高等学校重要的基础性工作，学校应把档案工作纳入总体发展规划和年度计划。

第四条  学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。各部门应定期向档案馆移交档案，任何部门和个人不得将应归档的材料据为己有或借故拖延归档。

第五条  学校保证必要的经费投入和人员配备，提供符合档案管理要求的档案库房，配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施。

第二章  管理体制、机构设置与人员配备

第七条  学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第八条  档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）建立健全学校档案工作网络，开展学校所属机构立卷归档的业务指导，承担档案工作人员的业务培训；

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

（五）编制检索工具，编研档案资料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展档案学术研究和交流，积极利用档案开展多种形式的宣传教育。

（九）加强档案安全管理，做好档案材料的防盗、防火、防渍、防尘、防光、防磁、防有害生物等工作。

第九条  学校各部门须有一名负责人分管档案工作，并配备相对稳定的专（兼）职档案管理人员，负责档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第十条  部门分管档案工作负责人的主要职责：

（一）贯彻执行学校档案工作的规章制度，将档案工作纳入本部门工作计划和管理人员职责范围，保证档案工作所需的档案装具等设备，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

（二）组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案材料和立卷归档，并在归档案卷备考表上核签。

（三）督促本部门档案人员认真履行职责，为档案工作提供必要条件，并解决困难。

第十一条  专（兼）职档案员的主要职责：

（一）负责本部门档案材料的收集整理和立卷归档工作，保证归档材料完整、准确、系统。

（二）做好平时档案预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特点，确定案卷类目，合理分类存放,便于利用和归档。

（三）保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密，并按时向档案馆移交纸质和电子文件归档材料。

（四）积极参加业务学习，接受档案馆的业务指导和督促检查。

第十二条  学校专职档案工作人员列入学校事业编制，实行专业技术职务或职员聘任制，其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。

第十三条  学校档案工作人员应当坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章  档案的收集和归档

第十四条  档案工作人员应当按照归档要求，及时进行文件材料的形成、积累和整理、立卷，经本部门负责人审查合格后归档。

第十五条  学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括中央及地方各级党的机关和学校党务管理的文件材料，学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。

（二）行政类：主要包括中央及地方各级政府机关和学校行政管理的文件材料，学校行政的各种文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。

（三）教学类：主要包括反映学科建设、专业设置、教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（四）科研类：主要包括科研综合管理和各科研课题从科研准备到科研成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料。

（五）基建类：主要包括基建综合管理和各工程项目（包括新建、扩建、改建、维修）等全过程形成的文件材料。

（六）仪器设备类：主要包括仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺的仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（七）产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料以及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（八）出版类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报以及其他学术刊物的审稿单、原稿、出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括外事综合管理和学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举行的）、出国（境）考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳台专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的文件材料；学校委派出国（境）留学、接受外国留学生形成的档案材料。

（十）财会类：主要包括财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。

（十一）声像类：主要包括上级领导来校视察、学校领导的重要活动、兄弟单位来校访问、学校党务行政各方面重要工作、主要会议、重要纪念活动的照片（包括底片）、录音带、录像带、影片、光盘及有关文件材料。

（十二）实物类：主要包括校一级获得的奖旗、奖杯、奖牌、奖状、证书以及校际交往中学校接受的礼品、纪念品等。

第十六条  学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。档案归档的要求是：

（一）学校各部门均为档案立卷部门，分管档案工作负责人应及时组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案材料和立卷归档。立卷人应按纸质文件材料和电子文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，对文件材料进行系统整理组卷，并编写页号、件号、填写备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

（二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。禁止使用字迹不牢固的书写工具和书写材料。

（三）档案工作人员对文件材料进行整理组卷后，输入档案管理系统，交本部门负责人检查签字后编制移交清单并向档案馆移交归档。

（四）由多个部门合作完成的项目，由主办部门立卷归档，保存一套完整的档案材料正本，协作部门保存与承担任务有关的文件材料。

第十七条  档案归档的时间为：

（一）学校各部门原则上应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）各学院毕业生成绩单、毕业生登记表和毕业生合影照片及优秀毕业论文，应在毕业生离校后三个月内归档。

（三）基建类、科研类、专题性和成套性档案应在项目完成后两个月内归档。

（四）全校性重大活动应在完成后一个月内归档。

第十八条  学校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体的档案材料，应当按规定移交给档案管理人员进行集中管理，任何个人不得据为己有；对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

档案馆应当重视向国内外征集与学校有关的各类文件材料和资料。

第十九条  学校有关部门对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时应通知档案部门参加。

第二十条  已归档材料需要补充、更改时，须由所在部门负责人审查核准并签署意见，交档案馆归档。

第二十一条  各部门撤销、合并及人员调动时，应办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。

第四章  档案的管理

第二十二条  档案馆在接收档案时应依据移交清单仔细核对档案材料，按照规定的分类编号方案进行统一分类、登记、编目、排列，进行档案电子数据的接收、核录。

第二十三条  档案馆应当按照国家有关规定，确定档案材料的保管期限。档案的保管期限分为短期、长期和永久。凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存。

第二十四条  档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”和“公开”五级。

第二十五条  档案馆应当按照国家有关规定，会同有关部门组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定，对保管期限已满、失去保存价值的档案进行登记造册，报经批准后予以销毁。鉴定小组、批准人应在销毁档案清册上签字。

第二十六条  档案馆应建立健全各门类档案台账，专人负责定期对档案的接收、销毁、保管、利用等情况进行统计，并编制档案工作基本情况表。按照国家有关规定和学校的要求开展档案综合或专项统计分析，并向上级有关部门报送档案统计数据。

第二十七条  学校加强数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第五章  档案的开放和利用

第二十八条  档案馆应按照国家有关规定，向全校和社会开放属于开放范围的档案馆藏。未经学校授权，其他任何部门或个人无权公布学校档案。

属于下列情况之一的，不得开放：

（一）涉及党和国家、学校秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第二十九条  档案馆应编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，实行档案计算机管理，开发档案信息资源，主动做好提供利用工作。

第三十条  学校各部门查阅本部门归档的档案，经办人可到档案馆查阅；查阅非本部门归档的重要档案，须经归档部门同意；科研人员查阅科研档案，课题组参与人员可查阅本课题档案，查阅非本人参与的课题档案，须经该课题负责人同意。

第三十一条  非学校部门和个人查阅学校开放范围内的档案，需提供合法证明或有效证件；本校已经毕业或肄业的人员查阅本人成绩单等档案材料，须提供本人有效证件，委托查阅的须提供含当事人身份证复印件的委托书，委托人持委托书和本人有效证件方可查阅。

第六章  考核、奖励和处罚

第三十二条  学校建立健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，对档案工作成绩出色的部门和优秀档案工作人员（专兼职）给予表彰和奖励。

第三十三条  档案工作考核由学校办公室、档案馆会同有关职能部门组织实施，考核部门以立卷部门为对象，个人以专兼职档案人员为对象。档案工作考核纳入部门和个人年终考核范围，年度考核不合格的部门，其分管负责人和专（兼）职档案员年终考核不能评定为优秀。

第三十四条  对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法给予处罚。

第七章  附　则

第三十五条  本办法由档案馆负责解释。

第三十六条  本办法自发布之日起施行。

湖州师范学院校长办公室                 2016年5月20日印发