湖州师范学院实物档案管理办法

第一条  为加强学校实物档案的收集、管理和利用，避免损坏和丢失，使实物档案更好地为学校各项工作服务，依据《普通高等学校档案管理办法》、《湖州师范学院档案管理办法》等文件，特制定本办法。

第二条  实物档案是指学校各单位（部门）及个人在教学、科研、党政管理和社会活动中形成的具有保存利用价值和历史凭证作用的各种形式的实物，是一种特殊载体的档案。

第三条  实物档案直观形象地反映了学校各项实践活动的某个方面或活动的结果，是学校各项工作成绩的见证。通过实物档案可以了解学校发展历史的轨迹。

第四条  实物档案实行分级管理的原则。凡反映学校特色且具有保存价值的实物档案，应集中存放在档案馆；具有局部特色和保存价值的实物档案存放于各相关部门。

第五条  实物档案属于学校财产，任何单位（部门）或个人不得占为己有。

第六条  实物档案的归档范围

（一）历任书记、校长在工作中使用过并有保存价值的物品、社交活动纪念品及签名章。

（二）学校在教学、科研等各项工作中取得重大成果所获得的奖章、奖杯和证书。

（三）学校及学校各单位（部门）受到校级以上（不含校级）党、政、群、团、学术组织表彰的奖状、证书。

（四）学校在参加国家和省市地区举办的各项活动（包括文艺、体育等各种比赛）中所获得的奖旗、奖杯、奖章及荣誉证书。

（五）各级领导、国内外知名人士为学校所写的题词、签名和赠送的书画。

（六）各级领导或教师、研究人员代表学校参加国内外交流活动中对方馈赠给学校的礼品。

（七）学校在各种接待活动中对方馈赠给学校的礼品。

（八）学校组织或参加的各种重大活动中外单位或校友及其他个人赠送的礼品。

（九）学校组织的各种重大活动中形成的纪念品及其他有保存价值的实物。

（十）学校机构更替废止无效的印章、牌匾。

（十一）反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等。

（十二）其他按规定应交给学校保管的礼品、纪念品等实物。

第七条  实物档案的归档要求

（一）凡学校及学校各单位（部门）所获得的上述归档范围内的实物档案均应送档案馆进行统一登记存档。

（二）各单位（部门）在送交实物档案时，应附上《湖州师范学院实物档案移交登记表》，并办理交接手续。《湖州师范学院实物档案移交登记表》一式两份，一份由送交单位（部门）保存，一份由档案馆保存。

（三）各单位（部门）兼职档案员必须认真做好实物档案的收集、整理工作，每年3月底以前及时向校档案馆移交上一年的实物档案，确保实物档案的完整、准确、系统和安全。

（四）校庆及学校各类重大活动中形成的实物档案，在活动结束后1个月之内由主办部门向档案馆办理移交手续。

第八条  实物档案的保管与存放

（一）凡学校及各职能部门获得的本办法第六条第（三）、第（四）款规定的实物档案必须办理归档手续，交由档案馆统一存放；各二级学院获得的上述实物档案由所在学院保管和存放；体育军事部和校团委获得的上述实物档案由所在部门负责保管和存放，同时向档案馆提供实物档案的目录，经档案馆确认后纳入档案馆实物档案目录。

（二）凡个人获得的省级以上的奖状、证书(含劳动模范、“五一”劳动奖状、优秀教师等)及珍贵礼品，欢迎个人捐赠给学校并由档案馆接收和保存，档案馆发给纪念证书。

（三）除本条第（一）款规定外，凡属归档范围内的实物档案，必须办理移交手续，并由档案馆按规定存放。

（四）档案馆要对所有实物档案逐件编制档号，将档号标志附在相应实物档案上(胶纸)，并编制实物档案目录，注明每件物品的名称、授予或赠予单位或姓名、归档时间，以及物品存放的柜、架或存放地点。

第九条  实物档案的利用

（一）凡属档案馆保存的实物档案，有关单位（部门）如有需要，可以办理借用手续；对个人捐赠的实物档案保证捐赠者优先使用；对易损坏和珍贵的实物档案，只提供拍照复制，一般不外借使用，确需借出使用时，需经分管档案工作的校领导批准后才能借用。

（二）体育军事部和校团委保管和存放的实物档案，学校需要陈列展览时，要优先保证学校使用，由主办部门直接向体育军事部和校团委办理借用手续。

（三）借出的实物档案，使用部门（人）应负责妥善保管，不得污损、遗失。实物档案如有遗失、污损或造成损失者，按《档案法》规定给予处罚直至追究法律责任。

第十条  本办法由档案馆负责解释。

第十一条  本办法自发布之日起施行。