湖州师范学院文件材料立卷归档工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《高等学校档案工作规范》和《湖州师范学院档案管理办法》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成立卷工作，实行部门立卷制度。为了进一步做好学校部门立卷工作，特制定本规范。

第一条　学校部门立卷工作是指各归档单位将上一年度或在规定时间内办理完毕的需要继续保存的文件材料，按照立卷的方法和要求立成案卷，定期移交给学校档案馆的工作。

第二条　各立卷部门要根据学校档案馆下发的全校各部门文件材料归档范围，按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的具体指导下，由专（兼）职档案员进行立卷工作。

第三条　校内个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，可以按征集、代管等方式进行处理，可由本人在档案馆的指导下立卷，也可由档案馆在本人的配合下立卷。

第四条　兼职档案员平时应依据本部门文件材料形成的规律、特点和归档范围，确定案卷类目、合理分类存放，便于利用和归档。

第五条 立卷归档的分工

学校实行档案材料形成部门、主办部门及课题组立卷的制度。

1、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府以及国务院各部、委下达的文件材料，综合性的，由党办校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2、以党委、学校名义的综合性发文，一般由党办校办立卷归档。

3、职能部门以党委、学校名义的发文，由主办部门立卷归档。

4、以职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。

5、党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办校办立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各部门召开的国内外学术会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

6、校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办校办立卷归档；请示报告的原稿及批复、批转的复制件，由报文部门作为资料保存。

7、两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门作为资料保存。

8、临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档，并将其全部档案移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

9、学校领导、各部门负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿，分别由党办校办和各部门立卷归档。

10、重要的人民来信来访材料，由主办部门立卷归档。

11、科研项目档案由课题组整理立卷，科技处（人文社科处）、教务处审核归档。

第六条　案卷质量的要求

1、各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。

4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；会议文件放在开幕年度立卷；非诉讼案件放在结案年度立卷。

5、确定文件材料的保管价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。

（2）凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。

（3）凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

6、上级来文，除少数直接针对本校并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

7、卷内文件材料要求文字材料在前，图表在后。图表按目录或图号排列，配套的特殊载体材料按有关规定整理。

8、原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。

9、卷内文件材料按顺序排好后，成卷装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧上角编页号；按件装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖档号、件号的戳记，并逐项填写。

10、每个案卷必须按照档案著录规则进行文件级和案卷级著录，输入到档案管理系统。对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定并在前后加［］。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。会议记录和纪要应概括出主要内容。

11、卷内文件材料情况说明应填写在备考表内，主要说明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明，也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷部门的分管档案工作负责人。

12、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。

13、要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应制作复制件并与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。

14、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

15、不能使用复印件归档。

第七条　立卷的具体方法

（一）党群、行政类档案及其它各类档案综合部分的立卷方法

1、运用六个特征的立卷法

“六个特征立卷法”是指运用分类过程中，揭示出来的作者、问题、名称、时间、通讯者、地区六个具有代表意义的文件特征，选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。

2、“四分四注意”立卷法

“四分四注意”立卷法包括：分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意本级和上下级同级机关文件之间的密切联系；分问题，注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料；分保管价值，注意立足本机关和维护问题的完整性。

3、“一事一卷法”

以一件事或一个问题为主线来组卷，凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件，均可单独组合一卷。

（二）专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参阅各类档案管理细则。

（三）会计档案

财会档案中会计档案立卷按《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第八条　立卷程序

（一）预立卷

各部门要按照立卷类目条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。

（二）集中审卷

由档案馆负责进行审查，审查的主要内容如下：

1、文件是否收集齐全；

2、分类是否准确；

3、卷内文件排列是否合理；

4、案卷题名结构是否完整，是否简要揭示卷内文件的主要内容。

（三）调整定卷

对不符合要求的案卷，由档案馆负责指导进行补充收集和调整，组成案卷。

（四）案卷的编目和装订

调整定卷后由各部门兼职档案员负责打印页码、加盖件号章，登录《档案管理系统》，按要求输入案卷级和文件及相关信息，编制打印卷内文件目录、案卷目录和移交目录，填写备考表。

（五）档案馆对案卷的整理与编目

档案馆统一填写案卷封面、编制档号再入库保存。

第九条　归档的时间和手续

（一）学校各部门原则上应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）各二级学院毕业生成绩单、毕业生登记表、优秀毕业论文和毕业生合影，应在毕业生离校后三个月内归档。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

（四）全校性重大活动应在完成后的一个月内归档。

（五）移交和接收档案必须严格履行手续，从《档案管理系统》中打印案卷移交目录，与案卷进行核对，无误后打印一式两份，写明移交内容、移交数量、移交时间，交接双方要签名盖章，一份存档案馆，一份部门自存。

第十条  湖州师范学院文件材料归档范围参照前列《湖州师范学院档案管理办法》第十五条之规定执行。