湖州师范学院电子文件归档与管理暂行办法

第一章  总 则

第一条  为了适应湖州师范学院信息化建设和办公自动化的需要，规范我校电子文件的归档管理工作，保障归档电子文件安全有效地存储与利用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》和中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》等档案法律法规，特制定本办法。

第二条  本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第三条  本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在教学、科研、管理等工作过程中产生的，具有保存价值的电子文件。电子文件的归档范围、归档鉴定按照学校纸质文件的归档管理办法执行，归档电子文件的档号编制按照《湖州师范学院档案实体分类方案》编写。 

第二章  管理体制和职责

第四条  按照档案集中统一管理的原则，学校档案馆负责归档电子文件的集中保管与提供利用。档案馆应建立相应的工作制度，对电子文件的收集、鉴定、归档及电子档案的保管、利用实行全过程管理。各部门要加强对电子文件归档工作的领导，配备一名政治业务素质高、有相应计算机管理水平的兼职电子文件管理员，负责本单位电子文件的收集、积累、归档与移交工作。

第五条  为保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各部门对电子文件的形成、承办、流转、整理与归档等工作要建立一套严格的管理制度和技术措施，将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人和兼职档案员的岗位职责。电子文件移交前由形成部门负责，移交后则由校档案馆负责。

第三章  电子文件的收集

第六条  电子文件收集范围

学校各部门在教学、科研、管理以及其它职能活动中产生的、并具有查考利用价值的电子文件均应列入收集范围。按照电子文件的信息类型包括：

（一）文本文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。

（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

（八）超文本文件：主要指已组织成网页格式（WEB）的信息文件。

（九）计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件及相关支撑软件等。

（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

第七条  电子文件收集要求

（一）归档电子公文必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，在内容及相关描述上保持一致，并使两者建立关联。

（二）在学校办公自动化系统中产生的电子公文，主要收集定稿和正式版本的电子公文，草稿视情况自行决定是否保存，对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿本应以不同标识加以区别。

（三）各部门应按照本办法要求以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，认真做好电子文件的收集归档工作。

第四章 电子文件的归档

第八条  电子文件归档范围

电子文件归档范围参照学校有关纸质文件的归档范围，背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子文件的完整性。此外，各部门形成的具有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，均应收集归档。

第九条  电子文件归档方式

电子文件的归档采取“逻辑归档”和“物理归档”两种方式。逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件向档案馆移交的过程。物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆移交的过程。

第十条  电子文件归档要求

（一）电子文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定，符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记。

（二）电子公文形成部门应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损，且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

（三）归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要文件的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

（四）电子文件形成部门要随时收集属于归档范围的电子文件，填写《归档电子文件登记表》（附表1）。归档电子文件应逐件编目。

（五）文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。

（六）一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。本办法推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。

（七）存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。

（八）信息组织结构

每盘存储载体的根目录下要有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。

1.说明文件

（1）文件名：README.TXT

（2）文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。

 （3）文件格式：说明文件为文本文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。

2.归档电子文件登记表

（1）文件名：REGISTER.DOC

（2）文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。

（3）文件格式：具体格式见附表1。

3.归档电子文件目录

（1）目录名：DATA

（2）目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。

（九）交接部门均应对电子文件的存储载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。档案馆应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附表2）。

第十一条  电子文件归档标准

（一）文本文件

1.TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档为文本文件的通用格式，可以作为电子档案直接存储。

2.WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。

3.对于其它类型的文档，如果无法转换成XML、PDF格式，则应按原格式存放，并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（二）图像文件

1.JPEG、TIFF格式为图像文件的通用格式，可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2.其它格式图片应转换成JPEG或TIFF格式，有特殊压缩参数的要作说明。

3.对于无法转换成通用格式的图片应按原格式存放，并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（三）图形文件

图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求，归档时应注明其软硬件环境和相关数据。

（四）影像文件

1.MPEG、AVI为影像文件的通用格式，可以作为电子档案直接存储。

2.对于无法转换成通用格式的影像文件应按原格式存放，并将有关软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

（五）声音文件

1. WAV、MP3为声音文件的通用格式，可以作为电子档案直接存储。

2.无法转换成通用格式的声音文件应按原格式存放，并将有关软件和计算机系统信息一并存档。

（六）多媒体文件

1.多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

2.多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。

（七）数据库文件

1.DBF格式数据库文件可以作为电子档案直接存储。

2.对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放，并将有关软件和计算机系统信息一并存档。

（八）超文本文件

1.超文本文件包含的信息较多，存储时要注意数据的完整性。

2.信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

3.超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。

（九）计算机程序

1.计算机程序可以作为电子档案直接存储。

2.计算机程序依赖的软硬件平台说明应一并存档。

（十）数据文件

1.数据文件的类型较多，包含以上所述的多种类型，具体类型的存储参考以上各类型的存储方法。

2.数据文件应对数据来源进行说明，并一同存档。

第十二条  在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机识别、运行，并能准确输出。

第十三条  电子档案中涉及的口令、密钥、权限管理说明等应与电子档案一并存档。

第十四条  保存与纸质档案内容相同的电子档案时，要与纸质档案之间互相建立准确、可靠的标识关系。

第十五条  用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存档。

第十六条  计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各种参数、管理数据等应与电子档案一同存档。

第十七条  电子文件归档时间

逻辑归档随时进行，物理归档参照纸质文件归档时间。

第五章  电子档案的保管、统计、利用和销毁

第十八条  电子档案应拷贝到耐久性好的载体上，要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。在制作保管载体时应将电子文件和电子文件元数据一起保存。

  第十九条  电子档案的保管应按照国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，并注意温度和湿度控制，防止强磁场干扰。

第二十条  库藏电子档案每5年应进行有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案数据的兼容性等问题进行抽检，发现问题要及时补救，并做好检查、拷贝、转换情况记录。

第二十一条  在相同条件下，电子档案存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。电子档案的存储载体出现兼容性问题时，应更换先进、可靠的存储载体进行复制。复制后，旧版存储载体应至少保留4年。

第二十二条  封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的拷贝件。通过网络查询和利用，要有安全保密防范措施和可靠的监管制度。

第二十三条  电子档案的保管期限参照本校制定的纸质档案保管期限有关规定执行。

第二十四条  电子档案的销毁

销毁超过保管期限的电子档案时，要严格审核，编制销毁清册，经学校有关领导批准后方可销毁。可重复使用载体上的电子档案的销毁应确保电子档案及相关电子信息的不可恢复性删除，一次性使用载体上的电子档案的销毁应将载体彻底销毁，并列出销毁电子档案目录，存档备查。

第二十五条  档案馆应按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。   

第二十六条  本办法未尽事宜，参照国家、浙江省其它有关电子文件的标准和规定执行。

第二十七条  本办法自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释。