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档案馆关于做好2019年文件材料归档工作的有关通知

各部门、二级学院:

为做好2019年度档案归档工作,确保各类资料及时、准确、完整归档,根据《湖州师范学院档案管理办法》有关要求,结合上年度存在的问题,现就2019年加强档案归档工作通知如下:

1. 时间要求。全校2019年度各类归档材料必须在2020年6月26日前完成移交,各部门归档时间详见附件1。重大活动专项档案应在活动结束后一个月内完成档案移交。

2. 归档范围。参照《立卷部门档案归档范围和保管期限规定》(湖师院党办发2019〕12号)执行。

3. 电子材料归档。除会议记录、保密材料等原始资料外,所有归档材料必须纸质版和电子版“双轨”同步移交。归档部门须确保电子文件与纸质材料的一致性,资料不全或不符合要求,档案馆可拒收。

4. 实物档案。各部门、学院按照《关于向档案馆移交市(厅)级以上荣誉实物档案的通知》要求,将已有实物档案按时移交。具体见通知。

5. 其他要求。

涉密档案单独整理、组卷,由各单位涉密人员以部门形式向档案馆移交。归档纸质材料须为加盖公章的原件,要求用纸规范、字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。其中,红头文件须包含正文、签发单、底稿。归档材料必须完整,如请示与批复、正文与附件应一并归档,不得遗漏和散失。归档的声像、实物档案须标明事由(事件)、时间、地点、人物等背景信息。 

6. 移交手续办理

1)归档材料移交时,交接双方当面清点核对,档案馆验收合格后方可办理移交手续。 

2)归档单位需填写《案卷移交目录》,移交清单一式两份,交接双方经手人、分管负责人分别签字并加盖所在单位印章后,各留一份备查。

                                                                        档案馆

                                                                  2019年12月12日


附件1:2019年度归档资料移交时间安排表

周次

2020年/日期

归档部门

归档学院

2

2月24日-2月28日

教务处、教师教学发展中心;信息技术中心

商学院

3

3月2日-3月6日

科技处、地方服务与合作处

社会发展与管理学院

4

3月9日-3月13日

人文社科处;工会

马克思主义学院

5

3月16日-3月20日

学科规划与建设处、研究生处

教师教育学院

6

3月23日-3月27日

实验室建设与管理处

体育学院

7

3月30日-4月3日

对外联络处、港澳台办、校友办

文学院

8

4月6日-4月10日

外事处、国际学院、汉办;校园建设处

外国语学院

9

4月13日-4月17日

计划财务处;学报编辑部

艺术学院

10

4月20日-4月24日

招生就业处;后勤服务中心

理学院

11

4月27日-5月8日 

学生处、人武部;保卫处

信息工程学院

12

公共事务管理处、采购管理中心

工学院

13

5月11日-5月15日

团委;图书馆

生命科学学院

14

5月18日-5月22日

发展规划处高等教育与治理研究院;继续教育学院

医学院/护理学院

15

5月25日-5月29日

人事处、退管处;资产经营有限公司

求真学院

16

6月1日-6月5日

纪检监察室、巡察办;审计处


17

6月8日-6月12日

党委组织部、统战部、机关党委;中国生态文明研究院、农村发展研究院


18

6月15日-6月19日

党委校长办公室、档案馆;湖州发展研究院


19

6月22日-6月26日

党委宣传部、文明办、新闻中心;


 

2019年度归档资料移交时间安排表.doc




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