关于认真做好学校2016年度文件材料归档工作的通知
各部门、二级学院:
为更好地服务于学校教学、科研、管理,顺利完成今年省、市级档案年度检查工作,档案馆决定从3月起在全校范围内开展一年一度的归档工作,现将有关事项通知如下:
一、归档范围
本次归档的范围:各单位在2016年度教学、科研、管理工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。具体参见《湖州师范学院档案管理规章制度汇编》(2016年5月版)。
二、归档时间
学校2016年度文件材料归档工作自2017年3月开始至2017年6月结束。各部门、二级学院归档的具体时间见附件。
三、归档要求
1.进一步规范部门立卷归档制度。学校各部门、二级学院均为立卷单位,各分管档案工作领导为该单位的检查人,兼职档案员为本单位的立卷人。各单位的其他工作人员应相互配合,在工作事项办理完毕后,应主动将形成的文件材料送兼职档案员保管。兼职档案员平时应该注意及时收集和妥善保管,认真做好本部门文件材料预立卷工作。
2.进一步规范档案管理责任义务。学校档案馆负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;开展档案的开放和利用工作等。各部门、二级学院负责档案立卷工作,按照文件材料的自然形成规律,进行系统整理、分类组卷,草拟案卷标题,经档案馆工作人员审卷合格后,再由兼职档案员负责编制页号,填写卷内备考表,最后移交档案馆。
3.进一步提高档案归档质量。各部门归档的文件材料必须完整、齐全,要保持其原始性(原件)。每份文件的正件与附件、转发文件与原件、请示与批复均应收齐一并归档。各单位形成的文件必须加盖公章。用纸、用笔要符合规范要求,纸张大小一般采用A4纸,书写要用碳素墨水或激光打印,禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。
4. 凡与原归档要求不一致,均依据相关部门最新通知和文件精神执行。
四、归档手续
各部门、二级学院的兼职档案员在对本单位文件材料进行立卷、归档时,要经档案馆检查合格后方可归档,归档时请一并移交本单位案卷移交目录(一式二份)。存系教学类档案,请按时上报年度归档的案卷目录、卷内目录、档案实体。
(已调整的机构按2016年原部门、原学院归档;相关表格可从档案馆网页“表格下载”栏下载)
档 案 馆
二0一七年二月二十四日
附件:
一、各部门归档时间安排表
部 门 | 归档时间 | 部 门 | 归档时间 |
党委、校长办公室 | 6月12-14日 | 组织部、统战部 | 6月15-16日 |
宣传部、文明办、新闻中心 | 3月6-7日 | 纪委办、监察审计处 | 3月8-10日 |
人事处、退休教工管理处 | 3月13-14日 | 教务处、教师教育办公室、现代教育技术中心 | 3月15-17日 |
科技处、地方服务与合作处 | 3月20-21日 | 人文社科处 | 3月22-24日 |
学科处、研工部、研究生处 | 3月27-28日 | 实验室建设与管理处 | 3月29-31日 |
对外联络与发展处、港澳台办公室、校友联络办公室 | 4月3-5日 | 外事处、国际学院 | 4月6-7日 |
计划财务处 | 4月10-11日 | 招生就业处 | 4月12-14日 |
学工部、学生处、人民武装部 | 4月17-18日 | 保卫处 | 4月19-21日 |
校园建设处 | 4月24-25日 | 资产与后勤管理处、采购管理中心 | 4月26-28日 |
继续教育学院 | 5月4-5日 | 工会 | 5月8-9日 |
团委 | 5月10-12日 | 图书馆、档案馆 | 5月15-17日 |
学报编辑部 | 5月18-19日 | 湖州发展研究院 | 5月22-23日 |
中国生态文明研究院 | 5月24-26日 | 农村发展研究院 | 5月29-31日 |
高等教育研究所 | 6月1-5日 | 后勤服务总公司 | 6月6-9日 |
二、各二级学院归档时间安排表
部 门 | 归档时间 | 部 门 | 归档时间 |
商学院 | 3月6-10日 | 社会发展与管理学院 | 3月13-17日 |
政治学院 | 3月20-24日 | 教师教育学院 | 3月27-31日 |
体育学院 | 4月3-7日 | 文学院 | 4月10-14日 |
外国语学院 | 4月17-21日 | 艺术学院 | 4月24-28日 |
理学院 | 5月8-12日 | 信息与工程学院 | 5月15-19日 |
工学院 | 5月22-26日 | 生命科学学院 | 5月29-31日 |
医学院、护理学院 | 6月5-9日 | 求真学院 | 6月12-16日 |