各部门、二级学院：

根据《湖州师范学院档案管理办法》（湖师院校办发〔2016〕22号）要求，我校将启动2017年度档案归档工作，请各单位将本部门2017年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好移交我馆。现就归档具体事宜通知如下：  

一、归档范围

各单位参照《湖州师范学院档案管理规章制度汇编》（2016年5月版）所确定的归档范围进行整理归档。

各种载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档；学生毕业照电子版须同时归档；以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及在校际交流中具有保存价值的实物档案应随相关纸质文件同时归档。

二、归档时间

学校2017年度文件材料归档工作自2018年3月开始至2018年6月结束。各部门、二级学院归档的具体时间见附件1。

三、归档要求

1．进一步规范部门立卷归档制度。学校各部门、二级学院均为立卷单位，各分管档案工作领导为该单位的检查人，兼职档案员为本单位的立卷人。各单位的其他工作人员应相互配合，在工作事项办理完毕后，应主动将形成的文件材料送兼职档案员保管。兼职档案员平时应该注意及时收集和妥善保管，认真做好本部门文件材料预立卷工作。

2．进一步规范档案管理责任义务。学校档案馆负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；开展档案的开放和利用工作等。各部门、二级学院负责档案立卷工作，按照文件材料的自然形成规律，进行系统整理、分类组卷，草拟案卷标题，经档案馆工作人员审卷合格后，再由兼职档案员负责编制页号，填写卷内备考表，最后移交档案馆。

3．进一步提高档案归档质量。各部门归档的文件材料必须完整、齐全，要保持其原始性（原件）。每份文件的正件与附件、转发文件与原件、请示与批复均应收齐一并归档。各单位形成的文件必须加盖公章。用纸、用笔要符合规范要求，纸张大小一般采用A4纸，书写要用碳素墨水或激光打印，禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。

4. 凡与原归档要求不一致，均依据相关部门最新通知和文件精神执行。各部门、学院相关进度将定期通报。

四、归档手续

各部门、二级学院的兼职档案员在对本单位文件材料进行立卷、归档时，要经档案馆检查合格后方可归档，归档时请一并移交本单位案卷移交目录（一式二份）。存系教学类档案，请按时上报年度归档的案卷目录、卷内目录、档案实体。

（已调整的机构按2017年原部门、原学院归档；相关表格可从档案馆网页“表格下载”栏下载）

附件1：各部门、学院归档时间表

附件2： 归档联系方式

档案馆

                                  二0一八年三月十二日

附件1:

一、各部门归档时间安排表

二、各二级学院归档时间安排表

附件2: 联系方式

    归档地址：档案馆（西校区图书馆12楼）。