档案馆关于做好2019年文件材料归档工作的有关通知

各部门、二级学院：

为做好2019年度档案归档工作，确保各类资料及时、准确、完整归档，根据《湖州师范学院档案管理办法》有关要求，结合上年度存在的问题，现就2019年加强档案归档工作通知如下：

1. 时间要求。全校2019年度各类归档材料必须在2020年6月26日前完成移交，各部门归档时间详见附件1。重大活动专项档案应在活动结束后一个月内完成档案移交。

2. 归档范围。参照《立卷部门档案归档范围和保管期限规定》（湖师院党办发〔2019〕12号）执行。

3. 电子材料归档。除会议记录、保密材料等原始资料外，所有归档材料必须纸质版和电子版“双轨”同步移交。归档部门须确保电子文件与纸质材料的一致性，资料不全或不符合要求，档案馆可拒收。

4. 实物档案。各部门、学院按照《关于向档案馆移交市（厅）级以上荣誉实物档案的通知》要求，将已有实物档案按时移交。具体见通知。

5. 其他要求。

涉密档案单独整理、组卷，由各单位涉密人员以部门形式向档案馆移交。归档纸质材料须为加盖公章的原件，要求用纸规范、字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。其中，红头文件须包含正文、签发单、底稿。归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件应一并归档，不得遗漏和散失。归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、时间、地点、人物等背景信息。 

6. 移交手续办理

1）归档材料移交时，交接双方当面清点核对，档案馆验收合格后方可办理移交手续。 

2）归档单位需填写《案卷移交目录》，移交清单一式两份，交接双方经手人、分管负责人分别签字并加盖所在单位印章后，各留一份备查。

                                                                        档案馆

                                                                  2019年12月12日

附件1：2019年度归档资料移交时间安排表

2019年度归档资料移交时间安排表.doc