湖州师范学院科研档案管理办法

科研文件材料形成部门和课题组立卷制度，是高等学校科研档案工作的基本制度。为加学校科学技术研究档案（简称科研档案）管理工作，进一步规范课题组立卷归档。根据国家《科学技术研究档案管理暂行规定》《高等学校档案工作规范》和《湖州师范学院档案管理办法》等文件的有关规定,结合学校的实际，本着统一管理，分级负责的原则，制定本办法。

一、基本原则

（一）科研档案是科研活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，以利开发利用。

（二）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，应把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果、以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况的证明材料同步。

二、归档范围

科研项目档案是指课题在研究准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励和推广应用等阶段中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。凡纳入学校科研计划管理的各级各类国内、国外的科研项目(纵向、横向、校立课题)，包括社会科学研究、自然科学研究等，均应按照国家规定归档。

三、立卷的分工

（一）科技处、人文社科处为科研项目文件材料的形成、立卷和归档工作的主管部门，负责科研项目文件材料的统一制发和课题立卷归档的统一布置与验收工作。科研主管部门在下达课题计划的同时，负责向课题组发放统一的科研文件积累袋、实验记录本、归档须知等，明确课题立卷归档要求，并按期验收。高教研究课题参照执行。

（二）各学院、教学部分别为科研项目文件材料形成、立卷和归档工作的二级管理单位，根据科研主管部门的统一布置和要求，负责课题兼职档案人员技术培训和课题组立卷的组织工作，督促、检查课题组做好课题文件材料的积累、立卷与归档。

（三）档案馆负责对立卷工作进行业务指导，配合科技处、人文社科处、高教所、各学院和教学部有关部门，对有关人员进行档案业务技术培训，确保案卷质量。

（四）课题组负责科研项目全部文件材料的整理、立卷与归档。

四、文件材料的积累

（一）课题组组长负责提出建档计划，在制定和讨论课题工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

（二）科研主管部门和课题组，按各自的职责范围，分别负责收集、积累、保管课题各阶段形成的文件材料，做到文件材料完整、准确、系统、安全。

（三）档案馆定期深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好课题文件材料的积累工作。

（四）归档的科研文件材料必须是原件（定稿），制成材料优良，字迹工整，图样清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色笔。

五、归档验收与管理

（一）科研项目（包括中断或取得负结果的项目）完成或部分完成后，课题组负责人填写“科技档案简介和审查意见”，课题兼职档案员将所积累的文件材料，按要求整理后，送档案馆审查，由档案馆出具“课题文件材料归档情况审查意见”。审查合格者，方可准予鉴定、结题。否则，科研主管部门不予批准鉴定、结题。

（二）科研项目文件材料一般应在项目结题或鉴定后两个月内归档。课题兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料汇总，进行系统整理、立卷，填写移交目录，移交档案馆。科研成果申报奖励和推广应用形成的文件材料，于次年六月底前归档。

（三）重大科研项目的鉴定、评审工作，科研主管部门通知档案馆派员参加。

（四）科研项目文件材料按规定归档后，档案馆负责出具“归档证明”，在成果登记表上签署意见、加盖档案馆专用章。

（五）凡归档不齐全、不完整的科研项目，档案馆拒绝出具证明，科研主管部门不得申报成果。未归档的科研项目，在职务晋升时不作成绩申报。

（六）课题组在归档时，应提出该课题的保密要求；各课题组人员可查阅本人参与的课题档案，查阅非本人参与的课题档案，须经该课题负责人同意方可查阅。

六、本办法自公布之日起执行，由档案馆负责解释。

附件：1、湖州师范学院科研项目文件材料立卷的基本要求

2、湖州师范学院科研项目文件材料归档范围

附件1

湖州师范学院科研项目文件材料立卷的基本要求

科研项目文件材料原则上应在项目结题或鉴定后两个月内归档。由各学院、教学部等负责组织课题组立卷，课题兼职档案员将形成积累的全部文件材料，进行系统整理立卷，具体步骤如下：

一、组卷

（一）科研项目文件材料以课题为单位组卷，应反映科研课题的形成规律和内在联系。其中，最能反映课题概况的文件材料，如开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等，应整理组成综合卷，排放在课题案卷之首，其余文件材料按研究阶段或重要程度，依次系统整理立卷。

（二）课题文件材料较多时，可一题数卷；材料较少的，可一题一卷。每卷不超过200页。

二、排序

（一）原则上文字材料在前，图表、声像材料在后；

（二）课题组负责人填写的“归档说明书”，放入第一卷卷内目录之后。其它文件材料按形成时间排序；或按重要程度排序，如鉴定证书应放在鉴定会材料之前，总结报告应在所附论文之前，实验纪录放在最后。

三、检查案卷文件材料

（一）检查案卷文件材料是否齐全、完整、准确、系统；

（二）检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求。不符合归档要求的应于纠正，否则禁止归档。

四、整理

对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、小字条，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。

五、编页号

在卷内文件每一文字页的非装订线一侧上角，编写号码。

六、填写卷内文件目录

使用碳素或蓝黑墨水笔（或打印机），按下列要求填写或打印：

序号：用阿拉伯数字编号。

文件材料名称：一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件，可以自拟标题，外加“［］”号，如［国内、外学者评介、引用材料等］。论文名称统一翻译为中文。

责任者：一般是形成文件材料的单位、个人名称。

日期：填写文件的形成时间。可用“.”代替“年”、“月”、“日”。

页号：页号栏填写每份文件起始页号，最后一份文件填写起止页号。

密级：一般划分为：绝密、机密、秘密三级，保密期限分别为30年、20年、10年，也可根据有关法律、法规以及科研文件材料性质等实际情况确定。保密期限届满自行解密。

七、填写卷内备考表

注明除纸质以外其它载体材料的数量，及其它需说明的内容。

立卷人：由立卷责任人签名。

检查人：由课题组负责人审查、签名。

日期：由立卷人填写实际立卷日期。

八、拟写案卷封面

（一）卷题名

案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。题名一般不超过50个字，包括主要责任者、项目名称、内容、文种名称（或采用项目的名称代字、代号及其阶段、组件、部件的代、代号和名称）。

例如：“* * * 项目立项申请、合同及鉴定会材料”

“* * *项目的实验记录”

“* * * 项目的申请、批准通知、总结、论文及成果奖励申报书、证书等”

（二）归档单位：课题组所在学院、教学部、研究所等。

（三）起止日期：卷内文件材料实际形成的起止时间。

（四）保管期限：

1、永久保管：国家重大科技攻关项目，获省、部级二等奖以上（含二等奖）的科研成果；

2、长期保管（50年）：上述保管期限以外的科研成果。

3、短期保管（15年）：中断项目。

（五） 密级：填写卷内文件最高密级。

（六） 页号 ：卷内文件材料的总页数。

九、 案卷装订：

科研项目档案一般装盒保管，案卷要求逐件用线装订。

附件2：

湖州师范学院科研项目文件材料归档范围

1、 课题研究准备阶段：

（1）  开题报告与课题调研论证材料

（2）  任务书、合同、协议书

（3）  课题研究计划、设计

（4）  计划执行情况、计划调整或撤销报告

（5）  课题投资和预决算材料

2、 课题研究实验阶段：

（1）  实验、测试、观测、调查考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）

（2）  数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果等）

（3）  设计的文字说明和图纸（包括底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）

（4）  研究工作阶段小结、年度报告

（5）  配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等

（6）  样品、标本等实物目录

3、 课题总结鉴定阶段：

（1）  研究报告、研制报告

（2）  论文专著

（3）  工艺技术报告

（4）  技术诀窍报告

（5）  专家评审意见

（6）  鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见等）

（7）  鉴定证书

（8）  推广应用意见

（9）  课题工作总结

4、 成果申报奖励阶段：

（1）  科研成果登记表

（2）  科研成果报告表

（3）  科研成果奖励申报与审批材料

（4）  科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件

（5）  专利申请书

5、 成果推广应用阶段：

（1）  转让合同、协议书

（2）  生产定型鉴定材料

（3）  成果被引用或投产后的反馈意见

（4）  推广应用方案及实施情况

（5）  扩大试生产的设计文件、工艺文件

（6）  成果宣传报导材料

（7）  对外学术交流材料

6、 其它应归档的文件材料