湖州师范学院档案管理系统操作规程

一、档案系统操作规程

（一）部门预立卷系统

部门预立卷系统实现归档文件的预立卷与移交归档功能。用户基本操作规程如下：

1、立卷部门兼职档案员通过档案馆设置的用户名和密码登录到部门预立卷系统。

2、选择“部门库”分类，根据归档材料形成年份进入相应的部门库档案表。

3、通过“添加文件”功能完成本单位归档文件的元数据著录及其电子文件上传工作。

4、通过“添加案卷”功能完成本单位归档文件预立卷工作。

5、在对文件和案卷进行著录时，“实体分类号”和“案卷号”由档案馆工作人员在前期对本单位立卷工作检查时提供。

6、对著录完毕的归案材料通过“打印目录”功能，分别打印“卷内目录”、“案卷移交目录”等档案目录。

7、根据学校保密制度，对于有密级的归档文件不得在部门预立卷系统中进行著录。归档范围与保管期限的设定参照《湖州师范学院档案管理办法》。

8、对于已有相关的文件管理系统的立卷部门，允许其根据档案馆提供的格式将数据导出，导出的数据统一由档案馆整理后导入到部门预立卷系统。

9、部门预立卷系统各功能的使用参照《南大之星档案管理系统6.0使用说明书》。

（二）数字档案管理系统

数字档案管理系统实现对归档文件信息及其电子文件的收集、组卷、著录、管理和利用等功能。用户基本操作规程如下：

1、档案管理员通过档案馆设置的用户命和密码登录到数字档案管理系统。

2、选择“综合档案”分类，根据归档资料形成年份进入相应的综合档案表。

3、档案馆各门类档案管理员通过“添加文件”、“添加案卷”实现归档文件的元数据著录及其电子文件的上传和归档文件的组卷工作。

4、档案管理员对部门预立卷系统中的数据进行审核，在确认归档案卷及卷内文件无误后分配正式档号并将数据移交到数字档案管理系统中。

5、对审核、移交完毕的归档材料通过“打印目录”功能，分别打印“卷内目录”、“案卷移交目录”、“档案封面”等档案目录。

6、根据学校保密制度，对于有密级的归档文件不得在数字档案管理系统中进行著录。归档范围与保管期限的设定参照《湖州师范学院档案管理办法》。

7、数字档案管理系统各功能的使用参照《南大之星档案管理系统6.0使用说明书》。

二、系统与数据管理维护操作规程

（一）服务器维护

1、定期启动服务器，确保部门预立卷系统、数字档案管理系统的正常运行。

2、定期对服务器进行安装补丁、清理和病毒扫描处理。

（二）档案管理系统维护

1、每天进行一次数据库本机备份，每月进行一次数据库异质备份。

2、定期对电子文件进行刻盘备份，一式两份。

3、对于一些已录入系统中但由于某种原因而必须删除的数据，由档案馆仔细检查并确定无误后，交由档案馆专员负责删除，并作日志记录，以确保数据的准确性。

4、数字化形成的电子文件由档案馆专员统一挂接，数字化文件的文件名应与档号保持高度一致。